Wydział Organizacyjny
Naczelnik Wydziału - Krystyna Marcińczyk
pok. nr 22
tel. 87 424 12 09; centrala wew. 209
Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
pok. nr 22
tel. 87 424 12 09; centrala wew. 209
Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
- Organizacyjno-techniczne przygotowywanie sesji Rady oraz spotkań i narad zwoływanych przez Przewodniczącego Rady,
- Prowadzenie dokumentacji związanej z obsługą sesji Rady i posiedzeń komisji Rady,
- Udostępnianie uchwał Rady,
- Prowadzenie zbioru aktów prawa wydawanych przez Radę,
- Opracowywanie projektów uchwał Rady w sprawach dotyczących funkcjonowania Rady i jej komisji,
- Prowadzenie spraw finansowych związanych z funkcjonowaniem Rady,
- Przekazywanie do Wojewody Warmińsko-Mazurskiego i Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie uchwał Rady,
- Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem przez Radę honorowego obywatelstwa,
- Prowadzenie rejestru interpelacji, zapytań i wniosków radnych,
- Opracowywanie do publikacji i udostępnianie aktów prawnych stanowionych przez Radę,
- Sporządzanie i przekazywanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego w zakresie działania Wydziału,
- Przygotowywanie wyborów ławników sądowych,
- Prowadzenie dokumentacji Przewodniczącego Rady,
- Przygotowywanie wyborów do organów jednostek pomocniczych Gminy,
- Gromadzenie dokumentacji dotyczącej wyborów do organów jednostek pomocniczych Gminy,
- Opracowywanie do publikacji i udostępnianie aktów prawnych stanowionych przez Burmistrza,
- Prowadzenie rejestru dokumentów związanych ze statusem prawnym jednostek organizacyjnych Gminy (statutów, regulaminów),
- Aktualizacja Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
- Prowadzenie ewidencji aktów prawnych wydawanych przez Radę i Burmistrza,
- Prowadzenie spraw związanych ze składanymi w Urzędzie skargami, wnioskami, petycjami i interwencjami oraz interpelacjami radnych,
- Ewidencjonowanie protokołów i zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonych w Urzędzie kontroli zewnętrznych,
- Prowadzenie rejestru i przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw udzielanych pracownikom Urzędu oraz kierownikom i pracownikom jednostek organizacyjnych Gminy,
- Ustalanie zasad obiegu dokumentów,
- Prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów i referendów,
- Obsługa organizacyjno-techniczna narad zwoływanych przez Burmistrza,
- Koordynowanie prac związanych ze zmianami w funkcjonowaniu administracji publicznej,
- Prowadzenie spraw związanych z ogłaszaniem i publikacją obwieszczeń i ogłoszeń urzędowych,
- Prowadzenie rejestru wniosków dotyczących udostępniania informacji publicznej,
- Prowadzenie spraw związanych z dostępem do informacji publicznej - w tym Biuletynu Informacji Publicznej,
- Prowadzenie rejestru wystąpień oraz dokumentacji kontaktów podejmowanych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową,
- Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu:
a) opracowanie Regulaminu Pracy,
b) prowadzenie i aktualizacja indywidualnych zakresów kompetencji, zadań, obowiązków i uprawnień,
c) nadzór nad prowadzeniem okresowych ocen pracowników,
d) przygotowywanie i prowadzenie na bieżąco dokumentacji kadrowej, w tym prowadzenie akt osobowych,
e) przygotowywanie pism dotyczących przeszeregowania, awansowania, nagradzania i karania pracowników,
f) prowadzenie kart ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu,
g) współpraca ze związkami zawodowymi w zakresie spraw pracowniczych,
h) prowadzenie dokumentacji z zakresu badań lekarskich pracowników,
i) prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych,
j) kontrola zwolnień lekarskich pod kątem prawidłowości ich wykorzystania oraz rejestrowanie okresów absencji chorobowej,
k) wydawanie legitymacji służbowych,
l) prowadzenie spraw związanych z odznaczeniami państwowymi pracowników,
m) zgłaszanie nowo przyjętych pracowników do ubezpieczeń oraz zgłaszanie wszelkich zmian dotyczących ubezpieczonych, - Prowadzenie spraw osobowych dyrektorów oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, za wyjątkiem dyrektorów szkół i przedszkola oraz członków zarządów spółek gminnych,
- Realizacja i obsługa polityki kierownictwa Urzędu w zakresie spraw kadrowo-płacowych:
a) analiza zatrudnienia, obciążenia poszczególnych stanowisk i planowanie zatrudnienia,
b) sporządzanie sprawozdań i analiz z zakresu wynagradzania oraz realizacji funduszu płac,
c) przygotowanie projektów zasad zatrudnienia, awansowania i oceny pracowników Urzędu. - Nabór i zatrudnianie pracowników:
a) obsługa i przygotowywanie procedury naboru,
b) organizacja naboru na stanowiska urzędnicze w Urzędzie,
c) organizacja naboru na stanowiska dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, za wyjątkiem dyrektorów szkół i przedszkola oraz członków zarządów spółek gminnych,
d) współpraca z wydziałami merytorycznymi w zakresie spraw osobowych dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, - Organizowanie szkoleń i innych form dokształcania zawodowego pracowników:
a) prowadzenie dokumentacji szkoleń,
b) ocena efektywności szkoleń,
c)prowadzenie dokumentacji z zakresu studiów uzupełniających, wyższych i podyplomowych pracowników. - Organizacja praktyk studenckich i wolontariatu oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie.
- Prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem osób kierowanych z Powiatowego Urzędu Pracy w Piszu.
- Prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy w Urzędzie:
a) ewidencjonowanie wyjść służbowych i osobistych,
b) rozliczanie nadgodzin, - Prowadzenie spraw związanych ze składanymi oświadczeniami majątkowymi,
- Wykonywanie czynności kadrowo-kontrolnych na polecenie Burmistrza, prowadzenie kadrowo-płacowej sprawozdawczości wysyłanej do Głównego Urzędu Statystycznego,
- Rozliczanie umów cywilnoprawnych z zakresu działania Wydziału,
- Zarządzanie i gospodarowanie obiektami administracyjnymi Urzędu, w tym dbałość o odpowiedni stan techniczny budynków, utrzymanie czystości i porządku, ochronę i zabezpieczenie mienia oraz nadzór nad ich remontami,
- Zaopatrzenie materiałowo-techniczne Urzędu w media, środki trwałe, urządzenia biurowe oraz przegląd i konserwacja inwentarza biurowego,
- Prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją majątku Urzędu,
- Planowanie budżetu administracji,
- Koordynowanie obsługi telekomunikacyjnej Urzędu,
- Gospodarowanie samochodami Urzędu,
- Prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem w obiektach Urzędu przepisów przeciwpożarowych,
- Prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem w obiektach Urzędu przepisów ppoż.,
- Prowadzenie spraw związanych z prenumeratą i rozdzielnictwem prasy oraz innych wydawnictw,
- Zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci firmowych,
- Prowadzenie rejestru poleceń wyjazdu służbowego radnych i pracowników Urzędu,
- Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych,
- Rozliczanie ekwiwalentów za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych,
- Sporządzanie dokumentacji dotyczącej przyznawania ryczałtów samochodowych,
- Wydawanie i rejestracja kart pojazdu i ich rozliczanie oraz prowadzenie rejestru kart drogowych,
- Zapewnienie obsługi interesantów w Urzędzie w zakresie:
a) kompleksowej informacji,
b) kancelarii Urzędu, - Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
- Potwierdzanie w przypadkach przewidzianych prawem przedkładanych przez interesantów dokumentów za zgodność z oryginałem i własnoręczności ich podpisu,
- Zapewnienie stałego dozoru budynku Urzędu, dyżurów w czasie trwania prac Rady, komisji i innych organów, po godzinach urzędowania,
- Utrzymywanie w sprawności środków transportu będących na wyposażeniu Urzędu i zapewnienie ich prawidłowej eksploatacji oraz codziennej obsługi,
- Stałe aktualizowanie i dbałość o tablice informacyjne w Urzędzie,
- Rejestracja faktur i rachunków przychodzących do Urzędu oraz prowadzenie rejestru faktur i rachunków pod względem zamówień publicznych,
- Przygotowywanie materiałów do przetargów w ramach budżetu administracji,
- Kompleksowe ubezpieczenie majątku Urzędu,
- Obsługa centrali telefonicznej Urzędu,
- Prowadzenie Archiwum Zakładowego Urzędu, z zastrzeżeniem § 25 pkt 15:
a) przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych,
b) prowadzenie ewidencji dokumentacji oraz jej przechowywanie i zabezpieczanie,
c) udostępnianie dokumentacji,
d) przekazywanie materiałów archiwalnych kategorii ,,A" do Archiwum Państwowego,
e) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii ,,B",
f) opracowywanie rocznych sprawozdań dotyczących wykonywanych czynności. - Prowadzenie Sekretariatu,
- Koordynacja pracy kierowców Urzędu,
- Zapewnienie obsługi i udzielanie pomocy przy przeprowadzaniu konsultacji społecznych,
- Prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS):
a) opracowywanie Regulaminu ZFŚS,
b) przygotowywanie okresowych posiedzeń komisji ZFŚS,
c) prowadzenie dokumentacji związanej z ZFŚS,
d) współpraca ze związkami zawodowymi. - Udział w prowadzeniu spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych i ich dokumentacji w myśl ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w zakresie działania całego Urzędu,
- Prowadzenie szkoleń pracowników Urzędu z zakresu przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych,
- Prowadzenie wszelkiego rodzaju rejestrów i ewidencji dotyczących udzielanych przez Urząd zamówień publicznych,
- Opracowywanie przepisów wewnętrznych regulujących sprawy z zakresu zamówień publicznych w Urzędzie,
- Kompleksowe doradztwo i prowadzenie działalności informacyjnej na rzecz Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy w zakresie realizacji zamówień publicznych,
- Sporządzanie planów i sprawozdań z zakresu udzielanych przez Gminę zamówień publicznych,
- Nadzór nad prawidłowością udzielania zamówień publicznych przez Gminę,
- Prowadzenie spraw związanych z zatwierdzaniem jednostkom organizacyjnym Urzędu wyboru trybu udzielania zamówienia publicznego,
- Prowadzenie ewidencji umów na dostarczanie towarów i usług zawieranych przez Gminę,
- Współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi Urzędu w sprawach związanych ze zgłoszonymi do dofinansowania ze środków pomocowych Unii Europejskiej projektami Gminy,
- Gospodarowania drewnem pochodzącym z wycinki drzew z terenów Gminy,
- Prowadzenie spraw związanych z obsługą Zgromadzeń Wspólników spółek , w których Gmina posiada udziały lub akcje,
- Prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem praw i obowiązków wspólnika w spółkach prawa handlowego, w których Gmina posiada udziały,
- Prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zarządczej w Urzędzie,
- Magazynowanie drewna pochodzącego z wycinki drzew z terenów gminnych,
- Przeprowadzanie szkoleń dla pracowników Urzędu w zakresie obsługi sprzętu komputerowego,
- Prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań Administratora danych osobowych w Urzędzie w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych w systemie informatycznym, w tym przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe, oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń, a w szczególności:
a) zapewnienie ciągłości działania systemu informatycznego, w tym zabezpieczenie zbiorów danych oraz programów służących do przetwarzania danych osobowych, m.in. poprzez systematyczne wykonywanie kopii zapasowych oraz okresowe sprawdzanie pod kątem ich przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu,
b) zapewnienie awaryjnego źródła zasilania oraz zabezpieczenia przed zakłóceniami
w sieci zasilającej systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych, których nagła przerwa w pracy mogłaby spowodować utratę danych lub naruszenie ich integralności,
c) nadzór nad naprawą oraz likwidacja urządzeń komputerowych,
d) kontrola przeglądu, konserwacji i uaktualnianie systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych oraz realizacja innych czynności wykonywanych na bazach danych osobowych,
e) zabezpieczenie systemów służących do przetwarzania danych osobowych przed działaniem złośliwego oprogramowania oraz nadzorowanie wykonywania procedur uaktualniania systemów antywirusowych i ich konfiguracji,
f) nadzór nad systemem komunikacji w sieci komputerowej oraz przesyłaniem danych za pośrednictwem urządzeń teletransmisji,
g) zarządzanie hasłami użytkowników i nadzór nad przestrzeganiem procedur określających częstotliwość ich zmiany zgodnie z wytycznymi,
h) dostosowanie systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych do wymogów RODO, w tym m.in.:
- zapewnienie możliwości realizacji prawa do ograniczenia przetwarzania;
- zapewnienie możliwości realizacji prawa do zgłoszenia sprzeciwu wobec realizowanych działań dot. danych osobowych;
i) nadzór nad zabezpieczeniem: archiwów, szachtów sieciowych, serwerowni przed dostępem osób nieuprawnionych lub innymi zdarzeniami losowymi,
j) ochrona przed zagrożeniami pochodzącymi z sieci publicznej poprzez wdrożenie fizycznych lub logicznych zabezpieczeń chroniących przed nieuprawnionym dostępem,
k) podejmowanie natychmiastowych działań zabezpieczających stan systemu informatycznego w przypadku otrzymania informacji o naruszeniu zabezpieczeń systemu informatycznego lub informacji o zmianach w sposobie działania programu lub urządzeń wskazujących na naruszenie bezpieczeństwa danych,
l) analiza danych, okoliczności i przyczyn, które doprowadziłyby do naruszenia bezpieczeństwa danych (jeśli takie wystąpiło) i przygotowanie oraz przedstawienie Administratorowi danych odpowiednich zmian do Polityki Ochrony Danych Osobowych w Urzędzie Miejskim w Piszu,
m) śledzenie osiągnięć w dziedzinie zabezpieczenia systemów informatycznych, wdrażanie narzędzi, metod pracy oraz sposobów zarządzania systemami informatycznymi, które wzmacniają bezpieczeństwo,
n) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania i sieci teleinformatycznej,
o) administrowanie serwerem poczty elektronicznej,
p) nadzór nad infrastrukturą informatyczną Urzędu,
q) prowadzenie spraw związanych z zakupem sprzętu komputerowego zgodnego z potrzebami sieci informatycznej Urzędu. - Obsługa zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych:
a) zgłaszanie nowo przyjętych zleceniobiorców do ubezpieczeń oraz zgłaszanie wszelkich zmian dotyczących tych ubezpieczonych,
b) uzgadnianie i rozliczanie deklaracji ZUS oraz sporządzanie raportów miesięcznych, - Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i osiąganych dochodach oraz zaświadczeń dla celów emerytalnych dla obecnych oraz byłych pracowników Urzędu,
- Prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu:
a) sporządzanie list płac,
b) planowanie i rozliczanie środków budżetowych przeznaczonych na wynagrodzenia,
c) wypłacanie wynagrodzeń i świadczeń pracownikom, w tym dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń,
d) rozliczanie płac pracowników realizujących zadania zlecone i zadania z zakresu administracji rządowej,
e) naliczanie oraz odprowadzanie wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
f) sporządzanie wniosków emerytalnych i rentowych pracowników Urzędu,
g) przygotowywanie wniosków do projektu budżetu Gminy w zakresie nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych i rentowych na dany rok kalendarzowy, - Planowanie i rozliczanie środków z ZFŚS przy współpracy z Komisją Socjalną.
