Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
1) Organizacyjno-techniczne przygotowywanie sesji Rady oraz spotkań i narad zwoływanych przez Przewodniczącego Rady,
2) Prowadzenie dokumentacji związanej z obsługą sesji Rady i posiedzeń komisji Rady,
3) Udostępnianie uchwał Rady,
4) Prowadzenie zbioru aktów prawa wydawanych przez Radę,
5) Opracowywanie projektów uchwał Rady w sprawach dotyczących funkcjonowania Rady i jej komisji,
6) Prowadzenie spraw finansowych związanych z funkcjonowaniem Rady,
7) Przekazywanie do Wojewody Warmińsko-Mazurskiego i Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie uchwał Rady,
8) Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem przez Radę honorowego obywatelstwa,
9) Prowadzenie rejestru interpelacji, zapytań i wniosków radnych,
10) Opracowywanie do publikacji i udostępnianie aktów prawnych stanowionych przez Radę,
11) Sporządzanie i przekazywanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego w zakresie działania Wydziału,
12) Przygotowywanie wyborów ławników sądowych,
13) Prowadzenie dokumentacji Przewodniczącego Rady.
14) Przygotowywanie wyborów do organów jednostek pomocniczych Gminy,
15) Gromadzenie dokumentacji dotyczącej wyborów do organów jednostek pomocniczych Gminy,
16) Opracowywanie do publikacji i udostępnianie aktów prawnych stanowionych przez Burmistrza,
17) Prowadzenie rejestru dokumentów związanych ze statusem prawnym jednostek organizacyjnych Gminy (statutów, regulaminów),
18) Aktualizacja Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
19) Prowadzenie ewidencji aktów prawnych wydawanych przez Radę i Burmistrza,
20) Prowadzenie spraw związanych ze składanymi w Urzędzie skargami, wnioskami, petycjami i interwencjami oraz
interpelacjami radnych,
21) Ewidencjonowanie protokołów i zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonych w Urzędzie kontroli zewnętrznych,
22) Prowadzenie rejestru i przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw udzielanych pracownikom Urzędu oraz kierownikom
i pracownikom jednostek organizacyjnych Gminy,
23) Ustalanie zasad obiegu dokumentów,
24) Prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów i referendów,
25) Obsługa organizacyjno-techniczna narad zwoływanych przez Burmistrza,
26) Koordynowanie prac związanych ze zmianami w funkcjonowaniu administracji publicznej,
27) Prowadzenie spraw związanych z ogłaszaniem i publikacją obwieszczeń i ogłoszeń urzędowych,
28) Prowadzenie rejestru wniosków dotyczących udostępniania informacji publicznej,
29) Prowadzenie spraw związanych z dostępem do informacji publicznej - w tym Biuletynu Informacji Publicznej,
30) Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu:
a) opracowanie Regulaminu Pracy,
b) prowadzenie i aktualizacja indywidualnych zakresów kompetencji, zadań, obowiązków i uprawnień,
c) nadzór nad prowadzeniem okresowych ocen pracowników,
d) przygotowywanie i prowadzenie na bieżąco dokumentacji kadrowej, w tym prowadzenie akt osobowych,
e) przygotowywanie pism dotyczących przeszeregowania, awansowania, nagradzania i karania pracowników,
f) prowadzenie kart ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu,
g) współpraca ze związkami zawodowymi w zakresie spraw pracowniczych,
h) przygotowywanie dokumentacji dla zatrudnionych pracowników i byłych pracowników w celu naliczania kapitału
początkowego, obliczanie kapitału początkowego pracownikom Urzędu oraz innym osobom będącym w przeszłości
pracownikami Urzędu oraz zlikwidowanych jednostek organizacyjnych Gminy,
i) prowadzenie dokumentacji z zakresu badań lekarskich pracowników,
j) prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem urlopów macierzyńskich i wychowawczych oraz rejestrowanie
okresów absencji chorobowej,
k) kontrola zwolnień lekarskich pod kątem prawidłowości ich wykorzystania,
l) wydawanie legitymacji służbowych,
m) prowadzenie spraw związanych z odznaczeniami państwowymi pracowników,
n) zgłaszanie nowo przyjętych pracowników do ubezpieczeń oraz zgłaszanie wszelkich zmian dotyczących ubezpieczonych
31) Prowadzenie spraw osobowych dyrektorów oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, za wyjątkiem dyrektorów
szkół i przedszkola oraz członków zarządów spółek gminnych,
32) Realizacja i obsługa polityki kierownictwa Urzędu w zakresie spraw kadrowo-płacowych:
a) analiza zatrudnienia, obciążenia poszczególnych stanowisk i planowanie zatrudnienia,
b) sporządzanie sprawozdań i analiz z zakresu wynagradzania oraz realizacji funduszu płac,
c) przygotowanie projektów zasad zatrudnienia, awansowania i oceny pracowników Urzędu,
33) Nabór i zatrudnianie pracowników:
a) obsługa i przygotowywanie procedury naboru,
b) organizacja naboru na stanowiska urzędnicze w Urzędzie,
c) organizacja naboru na stanowiska dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, za wyjątkiem dyrektorów
szkół i przedszkola oraz członków zarządów spółek gminnych,
d) współpraca z Wydziałami merytorycznymi w zakresie spraw osobowych dyrektorów i kierowników jednostek
organizacyjnych Gminy,
34) Organizowanie szkoleń i innych form dokształcania zawodowego pracowników:
a) sporządzanie oraz nadzór nad realizacją planów szkoleń pracowników Urzędu,
b) prowadzenie dokumentacji szkoleń,
c) ocena efektywności szkoleń,
d) prowadzenie dokumentacji z zakresu studiów uzupełniających, wyższych i podyplomowych pracowników,
35) Organizacja praktyk studenckich i wolontariatu oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
36) Prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem osób kierowanych z Powiatowego Urzędu Pracy w Piszu,
37) Prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy w Urzędzie:
a) ewidencjonowanie wyjść służbowych i osobistych,
b) rozliczanie nadgodzin,
38) Prowadzenie spraw związanych ze składanymi oświadczeniami majątkowymi,
39) Wykonywanie czynności kadrowo-kontrolnych na polecenie Burmistrza, prowadzenie kadrowo-płacowej sprawozdawczości
wysyłanej do Głównego Urzędu Statystycznego,
40) Rozliczanie umów cywilnoprawnych z zakresu działania Wydziału,
41) Zarządzanie i gospodarowanie obiektami administracyjnymi Urzędu, w tym dbałość o odpowiedni stan techniczny budynków,
utrzymanie czystości i porządku, ochronę i zabezpieczenie mienia oraz nadzór nad ich remontami,
42) Zaopatrzenie materiałowo-techniczne Urzędu w media, środki trwałe, urządzenia biurowe oraz przegląd i konserwacja
inwentarza biurowego,
43) Prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania i sieci teleinformatycznej,
44) Prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją majątku Urzędu,
45) Planowanie budżetu administracji,
46) Koordynowanie obsługi telekomunikacyjnej Urzędu,
47) Obsługa gospodarcza wyborów i referendów,
48) Gospodarowanie samochodami Urzędu,
49) Prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem w obiektach Urzędu przepisów przeciwpożarowych,
50) Prowadzenie spraw związanych z prenumeratą i rozdzielnictwem prasy oraz innych wydawnictw,
51) Zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci firmowych,
52) Prowadzenie rejestru poleceń wyjazdu służbowego dla pracowników Urzędu,
53) Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych,
54) Rozliczanie ekwiwalentów za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych,
55) Sporządzanie dokumentacji dotyczącej przyznawania ryczałtów samochodowych,
56) Wydawanie i rejestracja kart pojazdu i ich rozliczanie oraz prowadzenie rejestru kart drogowych,
57) Zapewnienie obsługi interesantów w Urzędzie w zakresie:
a) kompleksowej informacji,
b) kancelarii Urzędu,
58) Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
59) Potwierdzanie w przypadkach przewidzianych prawem przedkładanych przez interesantów dokumentów za zgodność
z oryginałem i własnoręczności ich podpisu,
60) Zapewnienie stałego dozoru budynku Urzędu, dyżurów w czasie trwania prac Rady, komisji i innych organów,
po godzinach urzędowania,
61) Utrzymywanie w sprawności środków transportu będących na wyposażeniu Urzędu i zapewnienie ich prawidłowej
eksploatacji oraz codziennej obsługi,
62) Stałe aktualizowanie i dbałość o tablice informacyjne w Urzędzie,
63) Rejestracja faktur i rachunków przychodzących do Urzędu,
64) Przygotowywanie materiałów do przetargów w ramach budżetu administracji,
65) Kompleksowe ubezpieczenie majątku Urzędu,
66) Obsługa centrali telefonicznej Urzędu,
67) Prowadzenie Archiwum Zakładowego Urzędu, z zastrzeżeniem § 25 pkt 6:
a) przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych,
b) prowadzenie ewidencji dokumentacji oraz jej przechowywanie i zabezpieczanie,
c) udostępnianie dokumentacji,
d) przekazywanie materiałów archiwalnych kategorii "A" do Archiwum Państwowego,
e) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B",
f) opracowywanie rocznych sprawozdań dotyczących wykonywanych czynności,
68) Prowadzenie Sekretariatu,
69) Koordynacja pracy kierowców Urzędu,
70) Zapewnienie obsługi i udzielanie pomocy przy przeprowadzaniu konsultacji społecznych,
71) Prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS):
a) opracowywanie Regulaminu ZFŚS,
b) przygotowywanie okresowych posiedzeń komisji ZFŚS,
c) prowadzenie dokumentacji związanej z ZFŚS,
d) współpraca ze związkami zawodowymi.
72) Udział w prowadzeniu spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych i ich dokumentacji w myśl ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) w zakresie działania całego Urzędu,
73) Prowadzenie szkoleń pracowników Urzędu z zakresu przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych,
74) Prowadzenie wszelkiego rodzaju rejestrów i ewidencji dotyczących udzielanych przez Urząd zamówień publicznych,
75) Kompleksowe doradztwo i prowadzenie działalności informacyjnej na rzecz Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy
w zakresie realizacji zamówień publicznych,
76) Opracowywanie przepisów wewnętrznych regulujących sprawy z zakresu zamówień publicznych w Urzędzie,
77) Prowadzenie spraw związanych z zatwierdzaniem jednostkom organizacyjnym Urzędu wyboru trybu udzielania
zamówienia publicznego,
78) Nadzór nad prawidłowością udzielania zamówień publicznych przez Gminę,
79) Prowadzenie ewidencji umów na dostarczanie towarów i usług zawieranych przez Gminę,
80) Sporządzanie sprawozdań z zakresu udzielanych przez Gminę zamówień publicznych,
81) Współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi Urzędu w sprawach związanych ze zgłoszonymi do dofinansowania
ze środków pomocowych Unii Europejskiej projektami Gminy,
82) Współdziałanie z Wydziałem Gospodarki Komunalnej i Inwestycji w zakresie realizacji zadań Wydziału.
83) Prowadzenie spraw związanych z obsługą Zgromadzeń Wspólników spółek będących w 100% własnością Gminy,
84) Prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem praw i obowiązków wspólnika w spółkach prawa handlowego, w których
Gmina posiada udziały, z zastrzeżeniem § 30 pkt 13,
85) Prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zarządczej w Urzędzie,
86) Koordynowanie wszelkich działań związanych z projektem „Rozwój i promocja E-usług publicznych
w Urzędzie Miejskim w Piszu” dofinansowanym z Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013,
87) Magazynowanie drewna pochodzącego z wycinki drzew z terenów gminnych,
88) Administrowanie informatycznym systemem sieciowym Urzędu,
89) Administrowanie serwerem poczty elektronicznej,
90) Nadzór nad techniczną infrastrukturą informatyczną Urzędu,
91) Prowadzenie spraw związanych z zakupem sprzętu komputerowego zgodnego z potrzebami sieci informatycznej Urzędu,
92) Przeprowadzanie szkoleń dla pracowników Urzędu w zakresie obsługi sprzętu komputerowego,
93) Prowadzenie spraw związanych z przetwarzaniem i ochroną baz danych osobowych,
94) Prowadzenie spraw należących do zakresu zadań Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
95) Prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych,
96) Prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań administratora ochrony danych osobowych w Urzędzie.
