Zarządzenie Nr 38/05 Burmistrza Pisza z dnia 12 kwietnia 2005 r.
w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych.
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tj. z 2001r. Nr 142, poz 1591 z późn. zm.) w związku z art 18ust. 1 i 2 ustawy z 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz. 177 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1
Zamówienia publiczne udzielane przez Gminę Pisz, zwaną dalej Gminą, udzielane są zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami prawidłowej gospodarki finansowej, w szczególności z zasadą, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane:
w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
§ 2
Szczegółową procedurę udzielania zamówień publicznych określa Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 3
Postępowania rozpoczęte i niezakończone podpisaniem umowy do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, toczą się według dotychczasowych zasad.
§ 4
Zarządzenia nie stosuje się do postępowań finansowanych z udziałem środków, których przyznanie uzależnione jest od zastosowania innych procedur udzielania zamówień niż określone w ustawie z 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz. 177 z późn. zm.)
§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 maja 2005r.
Załącznik
do zarządzenia Nr38/05
Burmistrza Pisza
z dnia 12 kwietnia 2005r
Regulamin
Udzielania Zamówień Publicznych
§ 1
Regulamin udzielania zamówień publicznych, zwany dalej „Regulaminem”, określa procedury postępowania przy przygotowaniu i przeprowadzaniu zamówień publicznych przez Urząd Miejski w Piszu.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1)pzp – należy przez to rozumieć ustawę z 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19 poz 177 z późn. zm.);
2) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Pisz;
3)Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Piszu;
4)Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Pisza;
5)Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Pisz;
6)Naczelniku - należy przez to rozumieć Naczelnika wydziału lub pracowników zajmujących samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Miejskim w Piszu;
7)Wydziale GKR - należy przez to rozumieć Wydział Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Urzędu Miejskiego w Piszu;
8) pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Urzędzie Miejskim w Piszu na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t.j. z 1998 Nr 21 poz. 94 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.).
9)planie rocznym - należy przez to rozumieć roczny ogólny plan zamówień publicznych Urzędu zatwierdzony przez Burmistrza;
10)budżecie - należy przez to rozumieć budżet Gminy Pisz;
11)specyfikacji - należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia, o której mowa w art. 36 pzp;
12)protokole - należy przez to rozumieć protokół, o którym mowa w art. 96 ust. 1i 2 pzp;
13)ogłoszeniu – należy przez to rozumieć ogłoszenie o wszczęciu postępowania, zaproszenie do składania ofert lub zaproszenie do negocjacji;
14)wniosku - należy przez to rozumieć wniosek o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości przekraczającej 6 000 euro;
15)zamówieniach - należy przez to rozumieć zamówienia publiczne, o których mowa w art. 2 pkt 13 pzp;
16) CPV – należy przez to rozumieć Wspólny Słownik Zamówień określony w rozporządzeniu Komisji Wspólnot Europejskich nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002r., str. 1 i n.)
§ 3
1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają pracownicy odpowiedzialni za określone zadania wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1, zobowiązane są przygotowywać i przeprowadzać postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający całkowitą bezstronność, z zachowaniem zasad udzielania zamówień publicznych, o których mowa w art. 7, 8, 9 pzp.
§ 4
1.Udzielanie zamówień następuje zgodnie z planem rocznym oraz bieżącymi potrzebami Gminy.
2.Plan roczny sporządza pracownik Wydziału GKR na podstawie planów zamówień publicznych przedstawionych przez poszczególnych Naczelników (plany wydziałowe) w terminie 14 dni od uchwalenia budżetu.
3.Naczelnicy w terminie 7 dni po uchwaleniu budżetu powinni przygotować roczny wydziałowy plan zamówień publicznych, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu
4. W rocznych wydziałowych planach powinny zostać uwzględnione również usługi i dostawy poniżej 6 000 euro, tak aby w planie rocznym mogło nastąpić zsumowanie łącznej wartości usług tej samej kategorii określonej w CPV oraz dostaw tej samej grupy określonej w CPV.
5. Plan roczny powinien zawierać przynajmniej:
1)liczbę porządkową;
2) nazwę przedmiotu zamówienia;
3) numer CPV;
4) proponowany tryb postępowania;
5) pożądany termin realizacji;
6)wielkość zamówienia;
7) wartość zamówienia;
8) pozycję planu finansowego;
9) wydział odpowiedzialny za realizację zamówienia
6.W przypadku zmian w budżecie, plany wydziałowe zamówień publicznych należy niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dokonania zmiany w budżecie, i w niezbędnym zakresie zmodyfikować. Zmodyfikowane plany wydziałowe przekazuje się do Wydziału GKR.
7.Za sporządzenie planów wydziałowych odpowiedzialni są Naczelnicy, a za sporządzenie rocznego planu upoważniony pracownik Wydziału GKR.
8. Upoważniony pracownik Wydziału GKR na podstawie rocznego planu przygotowuje i kieruje do publikacji ogłoszenia, o których mowa w art. 13 pzp.
9. Plan roczny wchodzi w życie z chwilą jego zatwierdzenia przez Burmistrza.
§ 5
1. Procedurę udzielenia zamówienia rozpoczyna się z inicjatywy Naczelnika, który przygotowuje wniosek, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do Regulaminu.
2.Upoważniony pracownik Wydziału GKR sprawdza zgodność wniosku z pzp.
3.Skarbnik potwierdza na wniosku zabezpieczenie środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia.
4.Podpisany wniosek Naczelnik przedkłada Burmistrzowi do zaakceptowania.
5. Wniosek podpisany przez Burmistrza jest podstawą do przygotowania dokumentacji przetargowej.
§ 6
1. Zamówienia o wartości poniżej 6000 euro udzielane będą zgodnie z zasadą celowości, gospodarności i uzyskania najlepszych efektów z poniesionych nakładów.
2. Zamówienia, o których mowa w ust. 1, powinny uwzględniać zsumowanie dostaw i usług powtarzających się okresowo wg grup i kategorii CPV,
3. Naczelnik odpowiedzialny za realizację zamówienia, o którym mowa w ust. 1, obowiązany jest do traktowania na równych zasadach wszystkich wykonawców ubiegających się o jego realizację.
4. Naczelnik przygotowujący zamówienie o wartości poniżej 6000 euro sporządza notatkę o sposobie wyboru wykonawcy, którą przedstawia wraz ze zleceniem lub umową Burmistrzowi.
§ 7
Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych ustalany będzie każdorazowo zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów wydawanym na podstawie art. 35 ust. 3 pzp.
§ 8
1.Burmistrz powołuje komisję przetargową po zatwierdzeniu wniosku.
2.Skład komisji przetargowej określany jest każdorazowo w drodze zarządzenia Burmistrza.
3. Regulamin pracy komisji przetargowej stanowi załącznik numer 3 do Regulaminu.
4. Przy zamówieniach, o których mowa w § 6 oraz zamówieniach z wolnej ręki, których przedmiot zamówienia wymieniony jest w art. 67 ust. 3 pzp nie jest powoływana komisja przetargowa.
§ 9
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, za wyjątkiem zgodnego z pzp jego unieważnienia, kończy się zawarciem umowy.
2. Zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3.Treść zawieranej umowy musi być zgodna ze wzorem umowy stanowiącym załącznik do specyfikacji.
4. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzania takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Gminy.
5.Umowy oraz zlecenia podpisuje Burmistrz.
6. Umowy przed podpisaniem muszą być parafowane przez radcę prawnego.
7. Umowy oraz zlecenia kontrasygnowane są przez Skarbnika.
8. Umowy sporządza się w pięciu egzemplarzach: dwa egzemplarze dla wykonawcy, jeden egzemplarz dla Wydziału Finansowego Urzędu, jeden egzemplarz dla Wydziału GKR, jeden egzemplarz dla Naczelnika odpowiedzialnego za określone zadanie wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
9.Naczelnik nadzoruje wykonanie umowy, zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, dotyczącej zakresu zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.
10. Umowy są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.
§ 10
1.Rejestr zamówień prowadzi Wydział GKR.
2. Naczelnik informuje Wydział GKR o wszczęciu postępowania, w celu umieszczenia go w rejestrze, o którym mowa w ust. 1
3. Rejestr zamówień powinien zawierać przynajmniej:
1) liczbę porządkową;
2) datę wszczęcia procedury;
3) tryb postępowania;
4) wartość zamówienia;
5) nazwę przedmiotu zamówienia;
6) numer CPV;
7) sposób zakończenia postępowania;
8)nazwę wydziału, w którym przechowywana jest dokumentacja przetargowa.
§ 11
1. Protokół wraz z załącznikami, o których mowa w art. 96 ust. 2 pzp, jest jawny.
2. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty są jawne od chwili ich otwarcia.
3. Nie ujawnia się informacji, o których mowa w art. 96 ust 4 pzp.
4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 3 są udostępniane na pisemny wniosek zainteresowanego.
5. Burmistrz wyznacza zainteresowanemu miejsce i termin, w którym będzie mógł się zapoznać z treścią żądanych dokumentów.
6. W trakcie udostępniania do wglądu ofert, w czasie trwania postępowania przetargowego, wymagana jest obecność członka komisji przetargowej.
7. W trakcie udostępniania do wglądu protokołu wraz z załącznikami wymagana jest obecność pracownika wydziału, w którym przechowywana jest dokumentacja.
8. Za kompletność i nienaruszalny stan udostępnionych dokumentów odpowiada członek komisji przetargowej oraz pracownik wydziału, o których mowa w ust. 6 i 7.
9. Fakt udostępnienia do wglądu protokołu wraz z załącznikami musi zostać odnotowany w formie notatki, stanowiącej załącznik do protokołu postępowania obejmującej:
1) datę i miejsce udostępnienia dokumentów;
2) imię i nazwisko osoby zapoznającej się z treścią udostępnianych dokumentów;
3) wykaz udostępnianych dokumentów, w tym numery ofert;
4)imię i nazwisko pracownika wydziału lub członka komisji przetargowej uczestniczącego w czynności udostępniania dokumentów;
5)uwagi.
§ 12
1.Protokół wraz ze wszystkim załącznikami (ofertami), specyfikacją oraz kopią umowy przez okres 4 lat od zakończenia postępowania przetargowego, przechowuje wydział odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania.
2.Po upływie okresu przechowywania, dokumentacja, o której mowa w ust.1, zostaje przekazana do archiwum.
§ 13
Wydział GKR przygotowuje i przekazuje do Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych.
§ 14
1.Za właściwe przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o zamówienie, zgodnie z przepisami pzp odpowiadają przed Burmistrzem za powierzone im czynności odpowiednio członkowie komisji przetargowej, Naczelnicy w zakresie nałożonych na nich zadań, upoważniony pracownik Wydziału GKR oraz pracownicy.
2. Od dnia 01 lipca 2005r za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, pracownicy odpowiadają za powierzone im czynności z zakresu pzp, na podstawie ustawy z dnia 17 grudnia 2004r o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005r Nr 14 poz. 114)
§ 15
W zakresie nie uregulowanym Regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy z 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19 poz 177 z późn. zm.).
Załącznik nr 1 do regulaminu udzielania
zamówień publicznych
Załącznik nr 2 do regulaminu
udzielania zamówień publicznych
WNIOSEK O ROZPOCZECIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE
ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
z dnia ……………………….
Wnoszę o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
1. Rodzaj zamówienia:
Robota budowlana Dostawa Usługa
2. Nazwa przedmiotu zamówienia : ……………………………………………….............................
……………………………………………………………………………………………………
3. Opis i zakres przedmiotu zamówienia:*
Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
Nazwa i kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień …………………………………………………………….…………………………………….
…………………………………………………………………………………………………..
Cechy techniczne ………………………………………………………………
Cechy jakościowe ……………………………………………………………..
Polska Norma ………………………………………………………………….
Ilość: ……………………………………………………………………………
Opis:…………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………….
* Przedmiot zamówienia powinien być opisany zgodnie z art. 30 pzp oraz z uwzględnieniem Polskich Norm.
…………………………………………………….
Data i podpis osoby dokonującej opisu przedmiotu zamówienia
4. Wartość szacunkowa zamówienia publicznego z dnia ……………….:
ustalona na podstawie:* ………………………………………………………………………. .
a) netto (PLN):…………………………………….
b) netto (EURO) ……………………………………
*wartość zamówienia powinna być oszacowana zgodnie z art. 32 - 35 pzp
……………………………………………….
Data i podpis osoby określającej wartość zamówienia
5. Proponowany tryb postępowania: …………………………………………………………………….
Zgodnie z art. ….. ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz 177 z późn. zm.)
Powody zastosowania trybu innego niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony (podać uzasadnienie faktyczne i prawne) ............................................................................
..............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
6. Proponowany termin wszczęcia postępowania: …………………………………………………
7. Miejsce realizacji zamówienia: ………………………………………………………………………….
8. Propozycja warunków ubiegania się o udzielenie zamówienia:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
9. Przewidywana wielkość zamówienia uzupełniającego:……………………………………………..
……………………………………………………………………………
10. Do składu komisji przetargowej proponuję powołać:
……………………………………..........................
………………………………………….....................
…………………………………………………………........
....................................................
11. Okres realizacji umowy w zakresie przedmiotu zamówienia
od ………………………… do ………………………………
12. Istotne postanowienia, które powinny zostać ujęte we wzorze umowy:
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
13. Załączniki do wniosku:
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
14. Uwagi: …………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
/ data i podpis Naczelnika Wydziału przygotowującego wniosek/
……………………………………………………………………
/data i podpis pracownika Wydziału Gospodarki Komunalnej i Rozwoju
sprawdzającego poprawność wniosku pod względem zgodności z Prawem zamówień publicznych /
…………………………………………………………………………
/ data i podpis Skarbnika Gminy
potwierdzający posiadane środki w budżecie na realizację zamówienia/
…………………………………………………………………………
/data i podpis Burmistrza/
Załącznik nr 3 do regulaminu udzielania
zamówień publicznych
Regulamin Pracy Komisji Przetargowej
§ 1.
Niniejszy regulamin określa tryb pracy Komisji przetargowej, zwanej dalej „Komisją”, powołanej przez Burmistrza Pisza, zwanego dalej „Burmistrzem” dla przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 2.
3. Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania.
4.Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego do przygotowania i przeprowadzenia którego została powołana lub jeśli przeprowadzenie postępowania jest bezcelowe.
5. Komisja składa się z 4 osób. Posiedzenie Komisji jest ważne, jeżeli biorą w nim udział co najmniej 3 osoby, w tym przewodniczący Komisji lub zastępca przewodniczącego Komisji.
§ 3.
9)Komisja przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez Burmistrza:
10.projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
11.ogłoszenie właściwe dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
12.propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty,
13.projekt odpowiedzi na protest,
14.projekt zawiadomienia o wykluczeniu z postępowania, odrzuceniu oferty, unieważnieniu postępowania.
10.Do zadań Komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności:
6) udostępnianie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zainteresowanym wykonawcom,
7) udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz przekazywanie ich wykonawcom, którym doręczono specyfikację istotnych warunków zamówienia bez ujawniania źródła zapytania,
8) otwarcie ofert,
9) ocena spełnienia warunków stawianych wykonawcom,
10) wnioskowanie do Burmistrza o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych pzp,
11) wnioskowanie do Burmistrza o odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych pzp,
12) ocena ofert nie podlegających odrzuceniu,
13) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,
14) dokonanie wyboru nowego wykonawcy, gdy ten, którego oferta została wybrana przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
15) wystąpienie do Burmistrza o unieważnienie postępowania,
16) analizowanie wnoszonych protestów oraz niezwłoczne zawiadamianie o wniesionym proteście wykonawców uczestniczących w postępowaniu.
§ 4.
6.Członkowie Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.
7.Członkowie Komisji mają prawo do uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji.
8.Członkowie Komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych.
9.Członkowie Komisji mają prawo do zgłaszania w każdym czasie pisemnych zastrzeżeń, co do pracy Komisji – do przewodniczącego Komisji.
10.Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania poufności prowadzonych prac.
11. Każdy członek Komisji ponosi odpowiedzialność w zakresie, w jakim powierzono mu wykonywanie zadań.
§ 5.
17) Z każdego posiedzenia Komisji sekretarz Komisji, zwany dalej „sekretarzem”, sporządza protokół, zawierający:
oznaczenie miejsca i terminu posiedzenia,
listę obecności członków Komisji, biegłych i innych osób obecnych podczas posiedzenia,
zapis czynności, podejmowanych decyzji i wydawanych opinii przez Komisję podczas posiedzenia,
3.Protokół sporządza sekretarz, podpisują go wszyscy obecni członkowie Komisji.
4.Brak podpisu członka Komisji powinien być uzasadniony pisemnie.
5. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia co do prawidłowości postępowania, do protokołu należy dołączyć pisemne zastrzeżenia członka Komisji.
6.Przewodniczący Komisji przedkłada protokół Burmistrzowi do zatwierdzenia.
§ 6.
5.Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 pzp.
6.W przypadku złożenia przez osobę wykonującą czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o którym mowa w art. 17 ust.2 pzp. Burmistrz niezwłocznie wyłącza ją z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
7.Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz czynności niewpływających na wynik postępowania.
§ 7.
Pracami Komisji kieruje przewodniczący Komisji, zwany dalej „przewodniczącym”.
Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:
1)odebranie oświadczeń członków Komisji, o których mowa w § 6, ust. 1 oraz poinformowanie Burmistrza o okolicznościach wskazanych w art. 17 ust. 1 pzp,
2) wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie.
3) podział pomiędzy członków Komisji prac podejmowanych w trybie roboczym, mając na celu zapewnienie sprawności działania i indywidualizację odpowiedzialności członków za wykonane zadania,
4) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
5) bieżące informowanie Burmistrza o stanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
6) w przypadku nieobecności któregoś z członków Komisji wyznaczanie zastępstwa spośród pozostałych członków Komisji,
7) wnioskowanie do Burmistrza o odwołanie członka Komisji w przypadku:
a) nieusprawiedliwionej nieobecności członka Komisji na dwóch kolejnych posiedzeniach;
b) naruszenia przez członka Komisji jego obowiązków;
c) zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach Komisji.
§ 8.
1. W razie nieobecności przewodniczącego wszystkie jego zadania wykonuje zastępca przewodniczącego Komisji, zwany dalej „zastępcą przewodniczącego”.
2. Do zadań zastępcy przewodniczącego należy dodatkowo:
1)zapoznanie członków Komisji z niniejszym regulaminem,
2) udostępnianie na potrzeby prac Komisji aktualnych obowiązujących przepisów z zakresu przedmiotu zamówienia, Prawa zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi
§ 9.
1.Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi sekretarz.
2.Do obowiązków sekretarza należy:
5. dokumentowanie czynności podejmowanych przez Komisję,
6. opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komisję, w zakresie zleconym przez przewodniczącego,
7. obsługa techniczno – organizacyjna Komisji,
8.przechowywanie dokumentacji postępowania w tym: protokołów oraz ofert wraz z załącznikami i pozostałych dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
9. przygotowanie umowy do podpisania z wybranym wykonawcą.
10.przekazanie dokumentacji przetargowej po podpisaniu umowy Naczelnikowi odpowiedzialnemu za określone zadanie wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
§ 10.
Do obowiązków członka Komisji , zwanego dalej „członkiem”, należy:
1)organizowanie – w uzgodnieniu z przewodniczącym – posiedzeń Komisji,
2)prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego, w tym w szczególności przesyłanie na wniosek wykonawcy specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
3) przekazywanie wykonawcom, przystępującym do przetargu, ogłoszeń o wyniku przetargu,
4)umieszczanie oraz przekazywanie ogłoszeń, związanych z przetargiem, zgodnie z pzp,
5)przesyłanie wykonawcom: wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia, informacji o zmianie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, informacji o wniesionych protestach i zapytaniach, informacji o odrzuceniu ofert i wykluczeniu wykonawców oraz innych dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
§ 11.
4.Jeśli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych Komisja składa wniosek do Burmistrza o powołanie biegłych.
5.Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na żądanie Komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.
§ 12.
3.W okresie od dnia ogłoszenia o postępowaniu do dnia składania ofert, sekretarz przyjmuje wpływające oferty i zabezpiecza ich przechowywanie.
4.Otwarcie ofert odbywa się w miejscu i terminie wskazanym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
5.Otwarcie ofert jest jawne.
6.Bezpośrednio przed otwarciem ofert przewodniczący poda kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
7.Komisja przeprowadza jawne otwarcie ofert podając obecnym: ilość ofert, które wpłynęły w wyznaczonym terminie, nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.
8.Komisja po otwarciu ofert, na oddzielnym posiedzeniu, dokonuje oceny złożonych ofert stosując wyłącznie warunki i kryteria zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
9.Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
10.W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 93 ust.1pzp, Komisja występuje do Burmistrza o unieważnienie postępowania.
§ 13.
10) Komisja poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty
11) Komisja poprawi omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny w sposób określony w art. 88 pzp.
§ 14.
11. O wniesieniu protestu przez wykonawców przewodniczący niezwłocznie informuje członków Komisji i zwołuje posiedzenie.
12. Sekretarz przygotowuje informację, o wniesieniu protestu, jego treści i zarzutach, do akceptacji przez Burmistrza, a następnie przekazuje ją wszystkim wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu.
13. Protokół z posiedzenia Komisji wraz ze stanowiskiem Komisji w związku z wniesionym protestem, przewodniczący przekazuje do zaakceptowania Burmistrzowi.
§ 15.
1.Na polecenie Burmistrza Komisja powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa.
2.Burmistrz może żądać od Komisji wyjaśnień dotyczących jej prac.
§ 16.
Jeżeli Burmistrz odmówi zatwierdzenia propozycji Komisji i unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, przygotowanie i przeprowadzenie nowego postępowania w tej samej sprawie powierza się Komisji w zmienionym składzie.
§ 1
Zamówienia publiczne udzielane przez Gminę Pisz, zwaną dalej Gminą, udzielane są zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami prawidłowej gospodarki finansowej, w szczególności z zasadą, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane:
w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
§ 2
Szczegółową procedurę udzielania zamówień publicznych określa Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 3
Postępowania rozpoczęte i niezakończone podpisaniem umowy do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, toczą się według dotychczasowych zasad.
§ 4
Zarządzenia nie stosuje się do postępowań finansowanych z udziałem środków, których przyznanie uzależnione jest od zastosowania innych procedur udzielania zamówień niż określone w ustawie z 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz. 177 z późn. zm.)
§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 maja 2005r.
Załącznik
do zarządzenia Nr38/05
Burmistrza Pisza
z dnia 12 kwietnia 2005r
Regulamin
Udzielania Zamówień Publicznych
§ 1
Regulamin udzielania zamówień publicznych, zwany dalej „Regulaminem”, określa procedury postępowania przy przygotowaniu i przeprowadzaniu zamówień publicznych przez Urząd Miejski w Piszu.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1)pzp – należy przez to rozumieć ustawę z 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19 poz 177 z późn. zm.);
2) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Pisz;
3)Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Piszu;
4)Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Pisza;
5)Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Pisz;
6)Naczelniku - należy przez to rozumieć Naczelnika wydziału lub pracowników zajmujących samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Miejskim w Piszu;
7)Wydziale GKR - należy przez to rozumieć Wydział Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Urzędu Miejskiego w Piszu;
8) pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Urzędzie Miejskim w Piszu na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t.j. z 1998 Nr 21 poz. 94 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.).
9)planie rocznym - należy przez to rozumieć roczny ogólny plan zamówień publicznych Urzędu zatwierdzony przez Burmistrza;
10)budżecie - należy przez to rozumieć budżet Gminy Pisz;
11)specyfikacji - należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia, o której mowa w art. 36 pzp;
12)protokole - należy przez to rozumieć protokół, o którym mowa w art. 96 ust. 1i 2 pzp;
13)ogłoszeniu – należy przez to rozumieć ogłoszenie o wszczęciu postępowania, zaproszenie do składania ofert lub zaproszenie do negocjacji;
14)wniosku - należy przez to rozumieć wniosek o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości przekraczającej 6 000 euro;
15)zamówieniach - należy przez to rozumieć zamówienia publiczne, o których mowa w art. 2 pkt 13 pzp;
16) CPV – należy przez to rozumieć Wspólny Słownik Zamówień określony w rozporządzeniu Komisji Wspólnot Europejskich nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002r., str. 1 i n.)
§ 3
1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają pracownicy odpowiedzialni za określone zadania wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1, zobowiązane są przygotowywać i przeprowadzać postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający całkowitą bezstronność, z zachowaniem zasad udzielania zamówień publicznych, o których mowa w art. 7, 8, 9 pzp.
§ 4
1.Udzielanie zamówień następuje zgodnie z planem rocznym oraz bieżącymi potrzebami Gminy.
2.Plan roczny sporządza pracownik Wydziału GKR na podstawie planów zamówień publicznych przedstawionych przez poszczególnych Naczelników (plany wydziałowe) w terminie 14 dni od uchwalenia budżetu.
3.Naczelnicy w terminie 7 dni po uchwaleniu budżetu powinni przygotować roczny wydziałowy plan zamówień publicznych, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu
4. W rocznych wydziałowych planach powinny zostać uwzględnione również usługi i dostawy poniżej 6 000 euro, tak aby w planie rocznym mogło nastąpić zsumowanie łącznej wartości usług tej samej kategorii określonej w CPV oraz dostaw tej samej grupy określonej w CPV.
5. Plan roczny powinien zawierać przynajmniej:
1)liczbę porządkową;
2) nazwę przedmiotu zamówienia;
3) numer CPV;
4) proponowany tryb postępowania;
5) pożądany termin realizacji;
6)wielkość zamówienia;
7) wartość zamówienia;
8) pozycję planu finansowego;
9) wydział odpowiedzialny za realizację zamówienia
6.W przypadku zmian w budżecie, plany wydziałowe zamówień publicznych należy niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dokonania zmiany w budżecie, i w niezbędnym zakresie zmodyfikować. Zmodyfikowane plany wydziałowe przekazuje się do Wydziału GKR.
7.Za sporządzenie planów wydziałowych odpowiedzialni są Naczelnicy, a za sporządzenie rocznego planu upoważniony pracownik Wydziału GKR.
8. Upoważniony pracownik Wydziału GKR na podstawie rocznego planu przygotowuje i kieruje do publikacji ogłoszenia, o których mowa w art. 13 pzp.
9. Plan roczny wchodzi w życie z chwilą jego zatwierdzenia przez Burmistrza.
§ 5
1. Procedurę udzielenia zamówienia rozpoczyna się z inicjatywy Naczelnika, który przygotowuje wniosek, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do Regulaminu.
2.Upoważniony pracownik Wydziału GKR sprawdza zgodność wniosku z pzp.
3.Skarbnik potwierdza na wniosku zabezpieczenie środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia.
4.Podpisany wniosek Naczelnik przedkłada Burmistrzowi do zaakceptowania.
5. Wniosek podpisany przez Burmistrza jest podstawą do przygotowania dokumentacji przetargowej.
§ 6
1. Zamówienia o wartości poniżej 6000 euro udzielane będą zgodnie z zasadą celowości, gospodarności i uzyskania najlepszych efektów z poniesionych nakładów.
2. Zamówienia, o których mowa w ust. 1, powinny uwzględniać zsumowanie dostaw i usług powtarzających się okresowo wg grup i kategorii CPV,
3. Naczelnik odpowiedzialny za realizację zamówienia, o którym mowa w ust. 1, obowiązany jest do traktowania na równych zasadach wszystkich wykonawców ubiegających się o jego realizację.
4. Naczelnik przygotowujący zamówienie o wartości poniżej 6000 euro sporządza notatkę o sposobie wyboru wykonawcy, którą przedstawia wraz ze zleceniem lub umową Burmistrzowi.
§ 7
Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych ustalany będzie każdorazowo zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów wydawanym na podstawie art. 35 ust. 3 pzp.
§ 8
1.Burmistrz powołuje komisję przetargową po zatwierdzeniu wniosku.
2.Skład komisji przetargowej określany jest każdorazowo w drodze zarządzenia Burmistrza.
3. Regulamin pracy komisji przetargowej stanowi załącznik numer 3 do Regulaminu.
4. Przy zamówieniach, o których mowa w § 6 oraz zamówieniach z wolnej ręki, których przedmiot zamówienia wymieniony jest w art. 67 ust. 3 pzp nie jest powoływana komisja przetargowa.
§ 9
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, za wyjątkiem zgodnego z pzp jego unieważnienia, kończy się zawarciem umowy.
2. Zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3.Treść zawieranej umowy musi być zgodna ze wzorem umowy stanowiącym załącznik do specyfikacji.
4. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzania takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Gminy.
5.Umowy oraz zlecenia podpisuje Burmistrz.
6. Umowy przed podpisaniem muszą być parafowane przez radcę prawnego.
7. Umowy oraz zlecenia kontrasygnowane są przez Skarbnika.
8. Umowy sporządza się w pięciu egzemplarzach: dwa egzemplarze dla wykonawcy, jeden egzemplarz dla Wydziału Finansowego Urzędu, jeden egzemplarz dla Wydziału GKR, jeden egzemplarz dla Naczelnika odpowiedzialnego za określone zadanie wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
9.Naczelnik nadzoruje wykonanie umowy, zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, dotyczącej zakresu zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.
10. Umowy są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.
§ 10
1.Rejestr zamówień prowadzi Wydział GKR.
2. Naczelnik informuje Wydział GKR o wszczęciu postępowania, w celu umieszczenia go w rejestrze, o którym mowa w ust. 1
3. Rejestr zamówień powinien zawierać przynajmniej:
1) liczbę porządkową;
2) datę wszczęcia procedury;
3) tryb postępowania;
4) wartość zamówienia;
5) nazwę przedmiotu zamówienia;
6) numer CPV;
7) sposób zakończenia postępowania;
8)nazwę wydziału, w którym przechowywana jest dokumentacja przetargowa.
§ 11
1. Protokół wraz z załącznikami, o których mowa w art. 96 ust. 2 pzp, jest jawny.
2. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty są jawne od chwili ich otwarcia.
3. Nie ujawnia się informacji, o których mowa w art. 96 ust 4 pzp.
4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 3 są udostępniane na pisemny wniosek zainteresowanego.
5. Burmistrz wyznacza zainteresowanemu miejsce i termin, w którym będzie mógł się zapoznać z treścią żądanych dokumentów.
6. W trakcie udostępniania do wglądu ofert, w czasie trwania postępowania przetargowego, wymagana jest obecność członka komisji przetargowej.
7. W trakcie udostępniania do wglądu protokołu wraz z załącznikami wymagana jest obecność pracownika wydziału, w którym przechowywana jest dokumentacja.
8. Za kompletność i nienaruszalny stan udostępnionych dokumentów odpowiada członek komisji przetargowej oraz pracownik wydziału, o których mowa w ust. 6 i 7.
9. Fakt udostępnienia do wglądu protokołu wraz z załącznikami musi zostać odnotowany w formie notatki, stanowiącej załącznik do protokołu postępowania obejmującej:
1) datę i miejsce udostępnienia dokumentów;
2) imię i nazwisko osoby zapoznającej się z treścią udostępnianych dokumentów;
3) wykaz udostępnianych dokumentów, w tym numery ofert;
4)imię i nazwisko pracownika wydziału lub członka komisji przetargowej uczestniczącego w czynności udostępniania dokumentów;
5)uwagi.
§ 12
1.Protokół wraz ze wszystkim załącznikami (ofertami), specyfikacją oraz kopią umowy przez okres 4 lat od zakończenia postępowania przetargowego, przechowuje wydział odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania.
2.Po upływie okresu przechowywania, dokumentacja, o której mowa w ust.1, zostaje przekazana do archiwum.
§ 13
Wydział GKR przygotowuje i przekazuje do Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych.
§ 14
1.Za właściwe przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o zamówienie, zgodnie z przepisami pzp odpowiadają przed Burmistrzem za powierzone im czynności odpowiednio członkowie komisji przetargowej, Naczelnicy w zakresie nałożonych na nich zadań, upoważniony pracownik Wydziału GKR oraz pracownicy.
2. Od dnia 01 lipca 2005r za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, pracownicy odpowiadają za powierzone im czynności z zakresu pzp, na podstawie ustawy z dnia 17 grudnia 2004r o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005r Nr 14 poz. 114)
§ 15
W zakresie nie uregulowanym Regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy z 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19 poz 177 z późn. zm.).
Załącznik nr 1 do regulaminu udzielania
zamówień publicznych
Załącznik nr 2 do regulaminu
udzielania zamówień publicznych
WNIOSEK O ROZPOCZECIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE
ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
z dnia ……………………….
Wnoszę o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
1. Rodzaj zamówienia:
Robota budowlana Dostawa Usługa
2. Nazwa przedmiotu zamówienia : ……………………………………………….............................
……………………………………………………………………………………………………
3. Opis i zakres przedmiotu zamówienia:*
Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
Nazwa i kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień …………………………………………………………….…………………………………….
…………………………………………………………………………………………………..
Cechy techniczne ………………………………………………………………
Cechy jakościowe ……………………………………………………………..
Polska Norma ………………………………………………………………….
Ilość: ……………………………………………………………………………
Opis:…………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………….
* Przedmiot zamówienia powinien być opisany zgodnie z art. 30 pzp oraz z uwzględnieniem Polskich Norm.
…………………………………………………….
Data i podpis osoby dokonującej opisu przedmiotu zamówienia
4. Wartość szacunkowa zamówienia publicznego z dnia ……………….:
ustalona na podstawie:* ………………………………………………………………………. .
a) netto (PLN):…………………………………….
b) netto (EURO) ……………………………………
*wartość zamówienia powinna być oszacowana zgodnie z art. 32 - 35 pzp
……………………………………………….
Data i podpis osoby określającej wartość zamówienia
5. Proponowany tryb postępowania: …………………………………………………………………….
Zgodnie z art. ….. ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz 177 z późn. zm.)
Powody zastosowania trybu innego niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony (podać uzasadnienie faktyczne i prawne) ............................................................................
..............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
6. Proponowany termin wszczęcia postępowania: …………………………………………………
7. Miejsce realizacji zamówienia: ………………………………………………………………………….
8. Propozycja warunków ubiegania się o udzielenie zamówienia:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
9. Przewidywana wielkość zamówienia uzupełniającego:……………………………………………..
……………………………………………………………………………
10. Do składu komisji przetargowej proponuję powołać:
……………………………………..........................
………………………………………….....................
…………………………………………………………........
....................................................
11. Okres realizacji umowy w zakresie przedmiotu zamówienia
od ………………………… do ………………………………
12. Istotne postanowienia, które powinny zostać ujęte we wzorze umowy:
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
13. Załączniki do wniosku:
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
14. Uwagi: …………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
/ data i podpis Naczelnika Wydziału przygotowującego wniosek/
……………………………………………………………………
/data i podpis pracownika Wydziału Gospodarki Komunalnej i Rozwoju
sprawdzającego poprawność wniosku pod względem zgodności z Prawem zamówień publicznych /
…………………………………………………………………………
/ data i podpis Skarbnika Gminy
potwierdzający posiadane środki w budżecie na realizację zamówienia/
…………………………………………………………………………
/data i podpis Burmistrza/
Załącznik nr 3 do regulaminu udzielania
zamówień publicznych
Regulamin Pracy Komisji Przetargowej
§ 1.
Niniejszy regulamin określa tryb pracy Komisji przetargowej, zwanej dalej „Komisją”, powołanej przez Burmistrza Pisza, zwanego dalej „Burmistrzem” dla przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 2.
3. Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania.
4.Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego do przygotowania i przeprowadzenia którego została powołana lub jeśli przeprowadzenie postępowania jest bezcelowe.
5. Komisja składa się z 4 osób. Posiedzenie Komisji jest ważne, jeżeli biorą w nim udział co najmniej 3 osoby, w tym przewodniczący Komisji lub zastępca przewodniczącego Komisji.
§ 3.
9)Komisja przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez Burmistrza:
10.projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
11.ogłoszenie właściwe dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
12.propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty,
13.projekt odpowiedzi na protest,
14.projekt zawiadomienia o wykluczeniu z postępowania, odrzuceniu oferty, unieważnieniu postępowania.
10.Do zadań Komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności:
6) udostępnianie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zainteresowanym wykonawcom,
7) udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz przekazywanie ich wykonawcom, którym doręczono specyfikację istotnych warunków zamówienia bez ujawniania źródła zapytania,
8) otwarcie ofert,
9) ocena spełnienia warunków stawianych wykonawcom,
10) wnioskowanie do Burmistrza o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych pzp,
11) wnioskowanie do Burmistrza o odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych pzp,
12) ocena ofert nie podlegających odrzuceniu,
13) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,
14) dokonanie wyboru nowego wykonawcy, gdy ten, którego oferta została wybrana przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
15) wystąpienie do Burmistrza o unieważnienie postępowania,
16) analizowanie wnoszonych protestów oraz niezwłoczne zawiadamianie o wniesionym proteście wykonawców uczestniczących w postępowaniu.
§ 4.
6.Członkowie Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.
7.Członkowie Komisji mają prawo do uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji.
8.Członkowie Komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych.
9.Członkowie Komisji mają prawo do zgłaszania w każdym czasie pisemnych zastrzeżeń, co do pracy Komisji – do przewodniczącego Komisji.
10.Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania poufności prowadzonych prac.
11. Każdy członek Komisji ponosi odpowiedzialność w zakresie, w jakim powierzono mu wykonywanie zadań.
§ 5.
17) Z każdego posiedzenia Komisji sekretarz Komisji, zwany dalej „sekretarzem”, sporządza protokół, zawierający:
oznaczenie miejsca i terminu posiedzenia,
listę obecności członków Komisji, biegłych i innych osób obecnych podczas posiedzenia,
zapis czynności, podejmowanych decyzji i wydawanych opinii przez Komisję podczas posiedzenia,
3.Protokół sporządza sekretarz, podpisują go wszyscy obecni członkowie Komisji.
4.Brak podpisu członka Komisji powinien być uzasadniony pisemnie.
5. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia co do prawidłowości postępowania, do protokołu należy dołączyć pisemne zastrzeżenia członka Komisji.
6.Przewodniczący Komisji przedkłada protokół Burmistrzowi do zatwierdzenia.
§ 6.
5.Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 pzp.
6.W przypadku złożenia przez osobę wykonującą czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o którym mowa w art. 17 ust.2 pzp. Burmistrz niezwłocznie wyłącza ją z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
7.Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz czynności niewpływających na wynik postępowania.
§ 7.
Pracami Komisji kieruje przewodniczący Komisji, zwany dalej „przewodniczącym”.
Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:
1)odebranie oświadczeń członków Komisji, o których mowa w § 6, ust. 1 oraz poinformowanie Burmistrza o okolicznościach wskazanych w art. 17 ust. 1 pzp,
2) wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie.
3) podział pomiędzy członków Komisji prac podejmowanych w trybie roboczym, mając na celu zapewnienie sprawności działania i indywidualizację odpowiedzialności członków za wykonane zadania,
4) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
5) bieżące informowanie Burmistrza o stanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
6) w przypadku nieobecności któregoś z członków Komisji wyznaczanie zastępstwa spośród pozostałych członków Komisji,
7) wnioskowanie do Burmistrza o odwołanie członka Komisji w przypadku:
a) nieusprawiedliwionej nieobecności członka Komisji na dwóch kolejnych posiedzeniach;
b) naruszenia przez członka Komisji jego obowiązków;
c) zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach Komisji.
§ 8.
1. W razie nieobecności przewodniczącego wszystkie jego zadania wykonuje zastępca przewodniczącego Komisji, zwany dalej „zastępcą przewodniczącego”.
2. Do zadań zastępcy przewodniczącego należy dodatkowo:
1)zapoznanie członków Komisji z niniejszym regulaminem,
2) udostępnianie na potrzeby prac Komisji aktualnych obowiązujących przepisów z zakresu przedmiotu zamówienia, Prawa zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi
§ 9.
1.Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi sekretarz.
2.Do obowiązków sekretarza należy:
5. dokumentowanie czynności podejmowanych przez Komisję,
6. opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komisję, w zakresie zleconym przez przewodniczącego,
7. obsługa techniczno – organizacyjna Komisji,
8.przechowywanie dokumentacji postępowania w tym: protokołów oraz ofert wraz z załącznikami i pozostałych dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
9. przygotowanie umowy do podpisania z wybranym wykonawcą.
10.przekazanie dokumentacji przetargowej po podpisaniu umowy Naczelnikowi odpowiedzialnemu za określone zadanie wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
§ 10.
Do obowiązków członka Komisji , zwanego dalej „członkiem”, należy:
1)organizowanie – w uzgodnieniu z przewodniczącym – posiedzeń Komisji,
2)prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego, w tym w szczególności przesyłanie na wniosek wykonawcy specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
3) przekazywanie wykonawcom, przystępującym do przetargu, ogłoszeń o wyniku przetargu,
4)umieszczanie oraz przekazywanie ogłoszeń, związanych z przetargiem, zgodnie z pzp,
5)przesyłanie wykonawcom: wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia, informacji o zmianie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, informacji o wniesionych protestach i zapytaniach, informacji o odrzuceniu ofert i wykluczeniu wykonawców oraz innych dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
§ 11.
4.Jeśli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych Komisja składa wniosek do Burmistrza o powołanie biegłych.
5.Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na żądanie Komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.
§ 12.
3.W okresie od dnia ogłoszenia o postępowaniu do dnia składania ofert, sekretarz przyjmuje wpływające oferty i zabezpiecza ich przechowywanie.
4.Otwarcie ofert odbywa się w miejscu i terminie wskazanym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
5.Otwarcie ofert jest jawne.
6.Bezpośrednio przed otwarciem ofert przewodniczący poda kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
7.Komisja przeprowadza jawne otwarcie ofert podając obecnym: ilość ofert, które wpłynęły w wyznaczonym terminie, nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.
8.Komisja po otwarciu ofert, na oddzielnym posiedzeniu, dokonuje oceny złożonych ofert stosując wyłącznie warunki i kryteria zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
9.Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
10.W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 93 ust.1pzp, Komisja występuje do Burmistrza o unieważnienie postępowania.
§ 13.
10) Komisja poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty
11) Komisja poprawi omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny w sposób określony w art. 88 pzp.
§ 14.
11. O wniesieniu protestu przez wykonawców przewodniczący niezwłocznie informuje członków Komisji i zwołuje posiedzenie.
12. Sekretarz przygotowuje informację, o wniesieniu protestu, jego treści i zarzutach, do akceptacji przez Burmistrza, a następnie przekazuje ją wszystkim wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu.
13. Protokół z posiedzenia Komisji wraz ze stanowiskiem Komisji w związku z wniesionym protestem, przewodniczący przekazuje do zaakceptowania Burmistrzowi.
§ 15.
1.Na polecenie Burmistrza Komisja powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa.
2.Burmistrz może żądać od Komisji wyjaśnień dotyczących jej prac.
§ 16.
Jeżeli Burmistrz odmówi zatwierdzenia propozycji Komisji i unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, przygotowanie i przeprowadzenie nowego postępowania w tej samej sprawie powierza się Komisji w zmienionym składzie.
